Begin bij werkgeverschap en feitelijke inzet
Breng in kaart welke rechtspersoon de arbeidsovereenkomst sluit, loon betaalt, werkgeversgezag uitoefent, verzuim begeleidt en personeelsbesluiten neemt. Leg daarnaast vast bij welke praktijken, op welke dagen en voor welke werkzaamheden de medewerker wordt ingezet.
Een kostenverdeling verandert niet vanzelf het werkgeverschap. Wanneer één praktijk formeel werkgever blijft, moet duidelijk zijn hoe de andere praktijken instructies geven zonder dat verantwoordelijkheden rond verlof, functioneren, arbo en re-integratie versnipperen.
Controleer ook of de feitelijke samenwerking in de loop van het jaar verandert. Een incidentele vervanging kan een ander beoordelingskader vragen dan structurele inzet bij drie praktijken met een vaste formatieverdeling.
De LHV noemt twee routes voor gedeelde personeelskosten
De LHV-toolkit onderscheidt een POT-overeenkomst tot verrekening van personeelskosten en een KVGR-overeenkomst, oftewel kosten voor gemene rekening. Beide zijn bedoeld voor situaties waarin meerdere huisartsenpraktijken personeelskosten delen, maar de juridische en fiscale uitgangspunten zijn niet uitwisselbaar.
De toolkit bevat toelichting en modellen. Gebruik een model niet als invuloefening nadat de samenwerking al is ingericht. Bepaal vooraf of de feiten bij POT of KVGR passen en laat de gekozen route fiscaal en juridisch controleren.
Worden naast personeel ook huisvesting, apparatuur, administratie of andere praktijkkosten gedeeld, dan kan een combinatie met een kostenmaatschap of een andere structuur nodig zijn. De LHV waarschuwt in haar praktijkkostentoolkit dat personeelskosten afzonderlijke aandacht vragen.
Een vaste verdeelsleutel moet de samenwerking dragen
Bij kosten voor gemene rekening is de vooraf overeengekomen verhouding waarin kosten voor rekening en risico van de deelnemers komen essentieel. Een jaarlijkse afrekening puur op basis van achteraf gemeten gebruik kan iets anders zijn dan een vooraf gedragen gezamenlijke kostenverdeling.
Leg de verdeelsleutel daarom vóór de start vast en beschrijf waarop zij is gebaseerd, bijvoorbeeld formatie, contracturen of een andere bestendige maatstaf. Laat beoordelen of die sleutel bij de gekozen fiscale route past.
Wijzig de sleutel niet informeel omdat één praktijk tijdelijk meer uren gebruikt. Documenteer structurele wijzigingen, ingangsdatum en onderbouwing en laat opnieuw toetsen of de constructie nog hetzelfde karakter heeft.
De loon- en personeelsadministratie blijft bij de werkgever
De formele werkgever blijft verantwoordelijk voor arbeidsovereenkomst, loonbetaling, loonheffingen en de toepasselijke arbeidsvoorwaarden. Andere praktijken kunnen operationeel werk afstemmen, maar moeten weten welke besluiten bij de werkgever horen.
Maak één proces voor roosters, verlof, ziekte, functioneren, scholing en arbo. Spreek af wie signalen verzamelt, wie beslist en welke informatie mag worden gedeeld. Medische gegevens bij ziekte horen niet in een gezamenlijke kostenadministratie.
Koppel iedere kostenverrekening aan controleerbare salaris- en inzetgegevens zonder volledige personeelsdossiers tussen praktijken te kopiëren. Deel alleen gegevens die voor uitvoering en controle noodzakelijk zijn.
Btw-vrij delen is geen automatische vrijstelling
De LHV vermeldt dat personeelskosten onder voorwaarden zonder btw kunnen worden gedeeld. Zij adviseert daarnaast nadrukkelijk de concrete situatie met accountant of btw-adviseur te bespreken, omdat btw bij huisartsen complex is.
Presenteer de gekozen overeenkomst daarom niet als garantie op btw-vrijstelling. De feitelijke uitvoering moet bij de voorwaarden van de route blijven passen. Een opslag, winstmarge, afwijkende dienstverlening of vrije herverdeling kan de beoordeling veranderen.
Leg vast welk advies is ingewonnen, welke feiten daaraan ten grondslag liggen en wanneer herbeoordeling nodig is. Denk aan toetreding van een nieuwe praktijk, wijziging van werkgever, uitbreiding naar andere kosten of aanpassing van de verdeelsleutel.
POT kent een praktisch aandachtspunt bij UWV-contact
De LHV wijst erop dat een POT-overeenkomst geen eigen KVK-inschrijving heeft en daardoor geen eHerkenning kan aanvragen. Wanneer werkgevers via een POT-overeenkomst formulieren bij UWV willen indienen, adviseert de LHV contact op te nemen met UWV Telefoon Werkgevers.
Leg vooraf vast vanuit welke werkgever of rechtspersoon officiële communicatie met UWV, arbodienst, pensioenuitvoerder en salarisverwerker plaatsvindt. Zo voorkomt de samenwerking dat een niet-bestaande administratieve entiteit als werkgever wordt gebruikt.
Test dit proces vóór een tijdkritische melding of aanvraag. Een kostenovereenkomst mag de bereikbaarheid van wettelijke werkgeversprocessen niet blokkeren.
Controleer ieder kwartaal geld, uren en afspraken
Maak per periode een aansluiting tussen bruto loon, werkgeverslasten, overige afgesproken personeelskosten, inzet per praktijk en de overeengekomen verdeelsleutel. Verklaar verschillen en verwerk correcties volgens de overeenkomst.
Controleer tegelijk of de feitelijke aansturing, werkdagen en taken nog overeenkomen met de oorspronkelijke analyse. Een administratief correcte afrekening maakt een veranderde samenwerkingsvorm niet automatisch fiscaal of arbeidsrechtelijk passend.
Bespreek jaarlijks met accountant of adviseur of POT, KVGR en de gekozen werkgeversstructuur nog aansluiten. Bewaar de overeenkomst, berekeningen, adviesnotities en besluiten als één controleerbaar samenwerkingsdossier.
Controlelijst
- Leg vast welke praktijk of rechtspersoon formeel werkgever is.
- Beschrijf inzet, taken, leiding en personeelsbesluiten per praktijk.
- Bepaal met deskundige begeleiding of POT, KVGR of een andere structuur past.
- Leg een onderbouwde verdeelsleutel vooraf schriftelijk vast.
- Controleer de btw-behandeling en herbeoordelingsmomenten met accountant of adviseur.
- Organiseer één proces voor loon, verlof, ziekte, functioneren, scholing en arbo.
- Deel alleen noodzakelijke personeelsgegevens tussen de praktijken.
- Leg vast wie namens de werkgever communiceert met UWV en andere uitvoerders.
- Sluit ieder kwartaal kosten, inzet en verdeelsleutel op elkaar aan.
Primaire en gezaghebbende bronnen
- LHV-toolkit Delen van personeelskostenLandelijke Huisartsen Vereniging
- LHV-handreiking Btw bij huisartsenLandelijke Huisartsen Vereniging
- LHV-toolkit Delen van praktijkkostenLandelijke Huisartsen Vereniging
Bronnen zijn geraadpleegd op 20 augustus 2026. Een cao, regeling of overheidsinstructie kan later wijzigen. Controleer bij een individueel besluit altijd de actuele brontekst.