De formele lijn
UWV beschrijft een stappenplan vanaf de eerste ziektedag tot een eventuele WIA-aanvraag. Bij langduriger verzuim maakt de bedrijfsarts of arbodienst een Probleemanalyse. Werkgever en werknemer stellen vervolgens uiterlijk binnen twee weken een Plan van aanpak op.
De voortgang wordt volgens UWV minstens eenmaal per zes weken besproken en het plan wordt aangepast wanneer de situatie daarom vraagt. De precieze verplichtingen hangen af van de duur en omstandigheden van het verzuim. Gebruik daarom altijd het actuele UWV-stappenplan.
Houd medisch en organisatorisch uit elkaar
De Autoriteit Persoonsgegevens maakt duidelijk dat een werkgever bij een ziekmelding alleen mag vragen en vastleggen wat noodzakelijk is voor de werkgeversrol. De diagnose en medische behandeling horen bij de bedrijfsarts of arbodienst, niet in het personeelsdossier van de praktijk.
Het werkgeversdossier gaat over bereikbaarheid, verwachte duur voor zover de medewerker die kan aangeven, lopende afspraken, mogelijkheden voor werk en de processtappen die moeten worden uitgevoerd.
Verdeel de procesrollen vooraf
Bepaal wie de ziekmelding ontvangt, wie contact onderhoudt, wie termijnen bewaakt en wie operationele vervanging organiseert. In een kleine praktijk kan één persoon meerdere rollen hebben, maar de informatiegrenzen blijven gelden.
- Casuseigenaar: bewaakt proces, afspraken en contactmomenten.
- Leidinggevende: bespreekt werk, belastbaarheid binnen het advies en terugkeer.
- Bedrijfsarts of arbodienst: beoordeelt de medische en functionele mogelijkheden.
- Planner of praktijkmanager: organiseert tijdelijke capaciteit zonder medische details te delen.
Voorkom een vinkjesproces
Termijnen zijn belangrijk, maar tijdig een formulier invullen is niet hetzelfde als passende re-integratie. Bespreek concreet welke werkzaamheden mogelijk zijn, welke aanpassing nodig is, wat de eerstvolgende stap is en wanneer die stap wordt geëvalueerd.
Controlelijst
- Gebruik één actuele proceskalender op basis van UWV-bronnen.
- Leg vooraf vast wie contact, termijnen en vervanging beheert.
- Bewaar geen diagnose of behandelgegevens in het werkgeversdossier.
- Maak iedere afspraak concreet met eigenaar en evaluatiedatum.
- Controleer bij twijfel de cao en laat de bedrijfsarts of specialist adviseren.
Primaire en gezaghebbende bronnen
- Stappenplan bij ziekte werknemerUWV
- Plan van aanpak als een werknemer ziek isUWV
- Regels voor werkgevers bij zieke werknemersAutoriteit Persoonsgegevens
Bronnen zijn geraadpleegd op 8 augustus 2026. Een cao, regeling of overheidsinstructie kan later wijzigen. Controleer bij een individueel besluit altijd de actuele brontekst.