Informatieverzoek van een derde: plan registratietijd en medische beoordeling apart

Een informatieverzoek is een eigen werkstroom

Een verzoek van een derde verschilt van een patiënt die zelf een dossierafschrift vraagt en van een vraag om een geneeskundig waardeoordeel. Classificeer het verzoek daarom vóór het op een algemene takenlijst belandt. Noteer wie vraagt, met welk doel, over welke periode en welke concrete informatie wordt verlangd. Laat een onduidelijk of onvolledig verzoek niet stilzwijgend bij de eerstvolgende huisarts terechtkomen.

Gebruik één beveiligde werkstatus met ontvangstdatum, eigenaar, eerstvolgende actie en termijn. De medische inhoud blijft in het patiëntdossier of de aangewezen zorgregistratie. De werkstatus is geen tweede dossier en bevat geen uitgebreide medische samenvatting.

De KNMG-richtlijn is het professionele kader

De KNMG publiceert de richtlijn Omgaan met medische gegevens als kader voor artsen. Laat de huisarts aan de hand van die actuele richtlijn beoordelen of en welke informatie kan worden verstrekt. Een ondertekend formulier of een vergoeding door de aanvrager neemt die professionele afweging niet over.

Maak in de praktijkinstructie duidelijk waar administratieve voorbereiding eindigt. Een medewerker kan controleren of patiënt, aanvrager, doel en documenten herkenbaar zijn, maar bepaalt niet zelfstandig welke diagnoses, correspondentie of journaalregels relevant zijn. Leg twijfel voor aan de aangewezen huisarts of privacyfunctionaris volgens de lokale route.

• identiteit en contactgegevens van de aanvrager;
• concrete vraag en doel van het verzoek;
• aanwezige toestemming of andere aangevoerde grond;
• gevraagde periode en gewenste termijn;
• aangewezen huisarts voor de inhoudelijke beslissing.

Het NZa-tarief volgt de bestede tijd

De Nederlandse Zorgautoriteit vermeldt voor 2026 een tarief van € 16,90 per vijf minuten voor informatieverstrekking op verzoek van een derde. De door of namens de huisarts bestede tijd, inclusief de bijbehorende rapportage, is leidend en wordt afgerond naar het dichtstbijzijnde veelvoud van vijf minuten. De NZa verwijst voor alle voorwaarden en beperkingen naar artikel 4.3 van de prestatie- en tariefbeschikking huisartsenzorg 2026.

Gebruik deze tariefinformatie niet als vaste tijdsnorm. Een kort verzoek kan onvolledig zijn en een ogenschijnlijk standaardformulier kan dossieronderzoek of professioneel overleg vragen. Registreer de werkelijk bestede tijd volgens de geldende beschikking en laat degene die declareert controleren of aan alle voorwaarden is voldaan.

Plan beoordeling en vervanging zichtbaar

Reserveer terugkerende tijd voor informatieverzoeken bij een benoemde huisarts en maak zichtbaar wie tijdens vakantie of ziekte overneemt. Voorkom dat de administratie meerdere artsen tegelijk benadert of dat een verzoek pas op de vervaldatum wordt ontdekt. Geef ieder verzoek één eigenaar en één terugkoppelmoment naar de aanvrager of patiënt.

Scheid de wachtrij voor ontvangst van de wachtrij voor inhoudelijke beoordeling. Daarmee kan de praktijk snel melden dat informatie ontbreekt, terwijl de huisarts voldoende tijd houdt voor selectie en rapportage. Laat de vervanger kunnen zien welke processtap openstaat zonder op een verzonden e-mail te hoeven vertrouwen.

Leg beslissing, verzending en tijd op één route vast

Laat de huisarts vastleggen wat is besloten en welke informatie daadwerkelijk is verstrekt of waarom niet is geantwoord. Registreer vervolgens via welk beveiligd kanaal is verzonden en welke tijd aan beoordeling en rapportage is besteed. Een verzonden document zonder dossiernotitie maakt later niet controleerbaar wat de praktijk heeft gedaan.

Bouw een afsluitcontrole in: kloppen geadresseerde en bijlagen, is het juiste patiëntdossier gebruikt en staat geen informatie van een ander gezinslid in het document? Laat de afzender na verzending de werkstatus sluiten. Een concept in een gedeelde map is geen bewijs dat het verzoek zorgvuldig is afgerond.

Evalueer de werkvoorraad zonder medische productieprikkel

Bekijk maandelijks hoeveel verzoeken onvolledig binnenkwamen, hoe lang zij per processtap wachtten en waar overdracht misging. Gebruik deze gegevens om intake, sjablonen en capaciteit te verbeteren. Vergelijk huisartsen niet op het aantal afgeronde verzoeken of gedeclareerde minuten; complexiteit en professionele afweging verschillen per casus.

Bespreek terugkerende onduidelijkheden met veelvoorkomende aanvragers zonder individuele patiëntinformatie te delen. Een gerichter verzoek kan onnodig dossieronderzoek voorkomen. Pas alleen de procesinstructie aan; de huisarts blijft ieder verzoek afzonderlijk beoordelen binnen het professionele kader.