Toestemming en rechtstreekse overdracht zijn het vertrekpunt
De KNMG beschrijft dat de oude huisarts het dossier met toestemming van de patiënt rechtstreeks aan de nieuwe huisarts overdraagt. Zij geeft de voorkeur aan een beveiligde digitale overdracht. Bij een papieren dossier noemt zij persoonlijke afgifte of aangetekende verzending. De overdracht loopt dus tussen de huisartsen, zonder de patiënt als vervoerder van het originele dossier.
Leg in de bestaande praktijkprocedure vast hoe de medewerker de toestemming en de juiste nieuwe praktijk controleert. Is de nieuwe huisarts nog niet bekend, dan bewaart de oude huisarts volgens de KNMG het dossier voorlopig en informeert hij de patiënt. Een administratieve uitschrijving is geen opdracht om het dossier direct te verwijderen.
Een technisch ontvangen bestand vraagt nog huisartscontrole
Het NHG stelt in zijn actuele leidraad dat de nieuwe huisarts accordeert voor goede ontvangst én voor de juiste inhoud van het dossier. Een samenvatting en een pdf van het gehele dossier horen bij de overdracht. De overdracht-pdf blijft onderdeel van het nieuwe dossier.
Maak daarom onderscheid tussen ontvangen, voorbereid voor controle en inhoudelijk geaccordeerd. De assistent kan ontvangst en de aanwezigheid van afgesproken onderdelen controleren. De huisarts beoordeelt de inhoud en bepaalt welke onduidelijkheid moet worden opgelost. Geef een automatisch importbericht niet dezelfde betekenis als dat inhoudelijke akkoord.
Plan een werkblok voor controle en herstel
Laat de praktijkmanager met de huisartsen bepalen wanneer binnengekomen overdrachten worden beoordeeld. Reserveer capaciteit voor voorbereiding, medische controle en eventuele navraag bij de oude praktijk. Het benodigde werk hangt af van het dossier; dit artikel stelt geen algemene minutennorm vast.
Koppel een ontbrekend onderdeel aan een eigenaar en een volgend controlemoment. Een verstuurd verzoek om aanvulling rondt de taak nog niet af. Spreek af wie bij afwezigheid van de vaste huisarts beoordeelt en wie de patiënt informeert wanneer een open overdracht gevolgen heeft voor een geplande afspraak. Laat medische urgentie door de huisarts bepalen.
Maak het ontvangstakkoord terugvindbaar voor beide praktijken
Gebruik de bestaande HIS-werkvoorraad en de beschikbare overdrachtsfunctie. Leg vast hoe de ontvangende praktijk het inhoudelijke akkoord of de nog open vraag terugstuurt. Vermijd een losse personeelslijst met medische dossierinhoud; voor de planning zijn de processtap, verantwoordelijke en opvolgdatum voldoende.
Laat de verzendende praktijk controleren dat de bevestiging bij de juiste patiënt en ontvanger hoort. Spreek met de functioneel verantwoordelijke af hoe een medewerker vaststelt of een bericht echt is verwerkt. Bewaar een foutmelding als open actie tot duidelijk is welke stap opnieuw of anders moet worden uitgevoerd.
Sluit bij de oude huisarts zorgvuldig af
Het NHG beschrijft dat de oude huisarts na zorgvuldige overdracht een aantekening maakt en de bevestiging in de patiëntenadministratie van het eigen HIS bewaart. De KNMG vermeldt dat na overdracht geen medisch dossier bij de oude huisarts mag achterblijven. Het NHG maakt daarbij duidelijk dat logbestanden geen onderdeel van het over te dragen medische dossier zijn en noemt daarvoor afzonderlijke bewaring gedurende vijf jaar.
Laat de huisarts de afsluiting beoordelen en geef een medewerker een uitvoerbare opdracht. Een dossier, een overdrachtsbevestiging en technische logging zijn verschillende onderdelen. Controleer de feitelijke HIS-werking voordat iemand een algemene verwijderhandeling uitvoert. Een patiëntverzoek om vernietiging vóór overdracht volgt de daarvoor bedoelde afzonderlijke beslisroute.
Test met een overdracht die nog niet compleet is
Loop met fictieve gegevens door wat gebeurt als een samenvatting aankomt maar een bijlage ontbreekt, of wanneer het dossier op de laatste werkdag vóór verlof binnenkomt. Laat de assistent de open taak terugvinden en de vervanger uitleggen wie inhoudelijk beoordeelt. De praktijktest moet tonen dat een incompleet dossier niet ongemerkt een afgeronde administratieve status krijgt.
Bespreek daarna welke werkafspraak of capaciteit ontbreekt. Rond verbeterpunten af in de bestaande procedure en neem de ontvangende én verzendende kant mee. Beoordeel het proces op aantoonbare overdracht, in plaats van alleen op het aantal verzonden bestanden.
Controlelijst
- Toestemming en de juiste nieuwe huisarts zijn gecontroleerd.
- Samenvatting en dossier-pdf maken deel uit van de overdracht.
- Technische ontvangst en inhoudelijk huisartsakkoord zijn onderscheiden.
- Open vragen hebben een eigenaar, vervanger en controlemoment.
- De bevestiging is terugvindbaar voor de verzendende praktijk.
- Afsluiting onderscheidt medisch dossier, procesbevestiging en logging.
Primaire en gezaghebbende bronnen
- NHG-Leidraad dossieroverdracht – actuele processtappen en aandachtspuntenNederlands Huisartsen Genootschap
- Richtlijnen bij overdracht van een medisch dossier na huisartswisselingKoninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst
Bronnen zijn geraadpleegd op 8 oktober 2026. Een cao, regeling of overheidsinstructie kan later wijzigen. Controleer bij een individueel besluit altijd de actuele brontekst.